เทคโนโลยีสารสนเทศกับการประยุกต์ใช้ในภาครัฐ
ในสังคมปัจจุบัน น้อยคนนักที่ไม่เคยได้ยินคำว่า เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) แต่ในคำจำกัดความนั้นความหมายที่ครอบคลุมได้รวมถึงความรู้ในกระบวนงานที่อาศัยเทคโนโลยีทางด้านคอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ การติดต่อสื่อสาร การนำข้อมูลมาใช้ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดในทุกๆ ด้าน ซึ่งจะส่งผลต่อความได้เปรียบทางเศรษฐกิจ สังคม และคุณภาพชีวิตของประชาชน
พัฒนาการที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยีสารสนเทศได้ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างมากมายทั้งในภาคเอกชนและรัฐบาล ภาคเอกชนได้ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างเต็มศักยภาพในการแข่งขันกันผลิตสินค้าและบริการเพื่อสร้างคุณค่าและความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า ขณะที่ภาครัฐยังมิได้ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีสารสนเทศมากนักในการสร้างและนำเสนอบริการสาธารณะให้แก่ประชาชนซึ่งอาจเป็นจุดด้อยของภาครัฐที่ยังไม่สามารถตอบสนองต่อความต้องการของประชาชนได้อย่างทั่วถึง
การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่ใช้กันในปัจจุบันของหน่วยงานราชการแทบทุกแห่ง ได้แก่ การนำเอาเครื่องคอมพิวเตอร์บุคคลมาใช้ในงานพิมพ์เอกสารแทนเครื่องพิมพ์ดีด จึงทำให้หน่วยงานหลายแห่งของบประมาณประจำปีเพื่อเปลี่ยนเครื่องคอมพิวเตอร์ให้เป็นรุ่นใหม่ขึ้น แล้วนำมาใช้พิมพ์เอกสารทั้งที่เครื่องรุ่นเก่าที่มีศักยภาพเพียงพอหรือสูงกว่าสำหรับการใช้งานเพื่อพิมพ์เอกสาร ในความเป็นจริงแล้ว การใช้ประโยชน์จากเครื่องคอมพิวเตอร์ยังมีด้านอื่นอีก อาทิ การสร้างฐานข้อมูลเพื่อใช้งานจัดเก็บข้อมูลเรื่องต่างๆ เทคโนโลยีเช่นนี้มีประสิทธิภาพสูงมากในการเก็บข้อมูลของหน่วยงานราชการแทนวิธีการเก็บข้อมูลแบบเก่าหรือแบบที่เป็นเอกสาร แต่ถึงอย่างไรก็ตาม หน่วยงานบางแห่งของรัฐได้สร้างจุดเริ่มต้นด้วยการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการทำงานประจำวันที่อำนวยความสะดวกทั้งแก่ข้าราชการและประชาชน ซึ่งนับว่าเป็นการจุดประกายไฟฝันในภาครัฐที่ดีเกี่ยวกับเทคโนโลยีที่ใช้ในการปฏิบัติงาน
การที่จะส่งเสริมให้มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาปรับใช้ในภาครัฐนั้นสิ่งสำคัญที่ควรเล็งเห็นและควรเตรียมการให้พร้อม ก็คือการสร้างความเข้าใจและวิสัยทัศน์ของผู้นำ และมีเป้าหมายอย่างมุ่งมั่นที่จะพัฒนาระบบสารสนเทศในภาครัฐให้เข้มแข็งและมีศักยภาพสูงสุด และประเด็นที่จะละเลยไม่ได้ก็คือการเตรียมความพร้อมสำหรับกลุ่มผู้ใช้งานหรือข้าราชการที่ต้องเข้ามารองรับงานที่กี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ
หลักสำคัญสำหรับการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศนั้น ควรเข้าใจและตระหนักถึงความจำเป็น ความคุ้มค่า และประโยชน์สูงสุด ต้องมองให้ละเอียดถี่ถ้วนด้วยว่าเทคโนโลยีสารสนเทศแต่ละประเภทมีศักยภาพหรือสารมารถทำอะไรได้บ้าง แล้วจึงนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศที่เหมาะสมมาช่วยให้องค์กรสามารถทำงานในลักษณะใหม่ หรือนำมาใช้เพื่อช่วยแก้ปัญหาที่ประสบอยู่ จึงจะเกิดผลของการปรับปรุงในองค์กรอย่างแท้จริง
ผลกระทบของเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีต่อองค์กรนั้น สามารถอธิบายได้ดังนี้
• เทคโนโลยีสารสนเทศสามารถเพิ่มศักยภาพในการผลิตไม่ว่าจะในภาครัฐหรือเอกชน นั่นคือการผลิตสินค้าหรือบริการในปริมาณเท่ากัน แต่จะใช้แรงงานและต้นทุนน้อยลง
• เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้ผู้บริหารสามารถสอดส่องดูแลและควบคุมบุคลากรในองค์กรได้อย่างทั่วถึง รวมทั้งยังช่วยสนับสนุนการรวมอำนาจในการบริหารและกระจายการตัดสินใจได้พร้อมๆ กัน
• เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้ผู้บริหารสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วอีกทั้งเป็นเครื่องมือที่ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจและการควบคุม
• เทคโนโลยีสารสนเทศจะมีผลทำให้สังคมในยุคข้อมูลข่าวสารเน้นการให้บริการและการเข้าถึงประชาชนมากยิ่งขึ้น เพราะการติดต่อสื่อสารกันอย่างรวดเร็วถูกต้องแม่นยำนั้น ได้มีการเชื่อมโยงผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตซึ่งเป็นเครื่องมือสื่อกลางหนึ่งของการติดต่อสื่อสารในทุกๆ องค์กรและสังคม
ดังนั้นจะเห็นได้ว่าเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่ผู้นำในองค์กรของรัฐควรที่จะตระหนักและเข้าใจถึงการประยุกต์ใช้ อีกทั้งเล็งเห็นคุณประโยชน์และความคุ้มค่าอย่างแท้จริงในการใช้และพัฒนาระบบการทำงานที่ประยุกต์มาจากเทคโนโลยีสารสนเทศ ความมีวิสัยทัศน์ของผู้นำจึงเป็นปัจจัยที่กำหนดความสำเร็จหรือความล้มเหลวของการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ประโยชน์ ผู้นำหรือผู้บริหารสามารถทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในลักษณะก้าวกระโดดหรือการเปลี่ยนแปลงทางนวัตกรรมได้ ถ้าผู้นำมุ่งมองไปที่ศักยภาพของเทคโนโลยีสารสนเทศชนิดต่างๆ ก่อนว่า สามารถกระทำอะไรได้บ้างที่ในอดีตไม่เคยได้ทำ แล้วจึงออกแบบและสร้างสรรค์กระบวนการทำงานใหม่ในองค์กรให้สามารถใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีสารสนเทศได้อย่างเต็มศักยภาพ การประชุมหรือสัมมนาทางไกล (Teleconferencing) ที่ทำให้ทีมงานที่อยู่ในสถานที่ห่างไกลกันสามารถตัดสินใจหรือทำงานร่วมกันได้ ซึ่งในอดีตการใช้เทคโนโลยีแบบนี้มีค่าใช้จ่ายสูงมาก แต่ในปัจจุบันนี้ การใช้งานได้ผ่านระบบอินเทอร์เน็ต ซึ่งจะสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากทีเดียว
อย่างไรก็ตาม การสร้างให้ภาครัฐเป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่สมบูรณ์แบบนั้นต้องใช้งบประมาณสูงและใช้เวลาในการเตรียมการนาน ซึ่งในปัจจุบันสถานการณ์บ้านเมืองยังไม่ฟื้นตัวเต็มที่ โครงการต่างๆ ก็ต้องชะลอตัว แต่การสร้างแผนงานและวิสัยทัศน์ที่ดีเกี่ยวกับการทำให้ภาครัฐมีประสิทธิภาพมากขึ้นก็สามารถปฏิบัติได้ สิ่งที่ควรตระหนักและสร้างความเข้าใจในเรื่องเทคโนโลยี ก็คือ สารสนเทศ ทั้งนี้ เพราะทรัพยากรส่วนหนึ่งของภาครัฐในปัจจุบันคือสารสนเทศที่เป็นข้อมูลจริง ถูกต้อง แม่นยำโปร่งใส ซึ่งเทคโนโลยีได้เข้ามาจับและใช้เป็นเครื่องมือของการทำให้สารสนเทศเข้าถึงประชาชน เพื่อตอบสนองต่อความต้องการของประชาชนอย่างแท้จริง
